O e-mail desempenha um papel importante no sucesso de qualquer evento. Seja um completely satisfied hour informal ou um seminário híbrido, os organizadores de eventos podem usar o e-mail de convite do evento para vender sua reunião. Mas como você escreve um e-mail de convite de evento que converte? Quer esteja a trabalhar na sua primeira campanha ou na quinquagésima, temos alguns conselhos e ideias de especialistas para estimular a sua imaginação.
Nesta postagem, detalharemos nossas etapas testadas e comprovadas para escrever um e-mail de convite de evento ao qual os leads responderão. Também detalharemos por que o e-mail é o canal número um para RSVPs, compartilharemos conselhos das entrevistas com especialistas que selecionamos e descreveremos os dados de e-mail relevantes. Vamos mergulhar!
Por que o e-mail é essential para o registro de eventos e o sucesso do planejamento
Você sabia disso 76% dos profissionais de advertising concordam que o e-mail é “a maneira mais eficaz de gerar registros”? Em uma pesquisa realizada pela Markletics, 3.851 entrevistados apontaram o e-mail como seu principal canal de advertising para eventos.
Isso faz sentido. Sem e-mail, estaríamos limitados a enviar convites para eventos por SMS, mídia social e correio regular. Embora todos esses canais combinados possam oferecer suporte a uma campanha de evento bem-sucedida, o e-mail continua sendo o melhor hub para enviar convites.
O e-mail não é apenas mais fácil de enviar e receber, mas também de capturar os dados do usuário. Os profissionais de advertising podem usar essas informações para entender melhor seu público, monitorar e melhorar o engajamento e criar funis de vendas baseados em evidências.
Ter essa análise ao seu alcance torna mais simples identificar o que está ou não funcionando com a sua estratégia de eventos. Você pode atualizar seus planos de advertising de acordo com esse suggestions em tempo actual… tudo graças ao e-mail.
Como escrever um e-mail de convite de evento
Você pode seguir estas etapas básicas para escrever seu e-mail de convite de evento. Se ele ficará sozinho ou iniciará uma sequência, recomendamos essa abordagem.
Etapa 1: coletar amostras
Comece pegando uma mistura de outros convites para eventos enviados por concorrentes ou marcas em seu nicho que já realizaram eventos semelhantes. Examine e contraste o que você gosta ou não em cada um para desenvolver ainda mais o seu gosto e o estilo do evento. Faça uma lista de elementos que o inspiram ao passar para a próxima fase.
Etapa 2: listar os principais detalhes
Responda a cada uma das seguintes perguntas:
- Qual é o seu objetivo para o evento?
- Para quem é o evento?
- Quais são as vantagens de participar do seu evento?
- Quais informações o público precisa saber antes de se inscrever?
Etapa 3: escolha o structure e o design
Alguns profissionais de advertising preferem trabalhar primeiro na cópia e depois no design, mas recomendamos começar com o design. É mais fácil ver quanto espaço você realmente tem para trabalhar, então você saberá quanta cópia pode acomodar. Considere como seu design ficará em telas de tamanhos diferentes. Certifique-se de que tudo o que você escrever se encaixará no design de uma maneira fácil de ler e esteticamente agradável.
Passo 4: Rascunhe a cópia
Sua cópia de e-mail deve servir a um propósito claro: ser persuasivo. O objetivo do e-mail provavelmente será se inscrever ou comprar um ingresso para o evento. Se for esse o caso, certifique-se de que a chamada para ação do e-mail de convite do evento reflita isso.
Para ser persuasivo, destaque um ou dois dos elementos mais interessantes do seu evento neste primeiro e-mail. Podem ser seus palestrantes convidados impressionantes, belos locais ou workshops exclusivos. Seja o que for, reduza sua mensagem a esses pontos-chave e concentre-se neles enquanto escreve.
Passo 5: Tenha algumas opções
Você pode achar que seus três primeiros rascunhos de e-mail não estavam certos. Certifique-se de manter cada versão embora. Você pode facilmente Frankenstein todas as melhores partes de seus outros rascunhos em um único e-mail com o qual você está satisfeito.
Use essas dicas de especialistas para escrever um e-mail de convite de evento matador que realmente gera engajamento
Faça com que seu e-mail de convite de evento se destaque com essas práticas recomendadas, ideias exclusivas e exemplos da vida actual. Entrevistamos especialistas e investigamos profundamente para compilar esta lista de etapas acionáveis que levarão seu advertising ao próximo nível. Use uma ou mais das sugestões a seguir para aumentar sua taxa de abertura, atrair destinatários e, por fim, vender mais ingressos para eventos.
- Coloque detalhes importantes acima da dobra
“Os e-mails que promovem eventos geralmente devem ser breves”, diz Kavin Patel, fundador e CEO da Convrrt. Sua plataforma oferece ferramentas de e-mail advertising para empresas, entre muitas outras. Em e-mail ao Social Tables, Patel passou a dizer que “no início do e-mail, liste os detalhes mais importantes sobre o seu evento, como an information, o native e um hyperlink para compra de ingressos”.
Manter a atenção do espectador acima da dobra é essential. “Quanto menos scrolls seu leitor precisar fazer para encontrar as informações de que precisa, melhor”, aconselha Patel. Além disso, não se esqueça de combinar as linhas de assunto do e-mail com o conteúdo do próprio e-mail para que os leads saibam o que esperar ao abrir a mensagem.
- Tempo certo
uma articulação pesquisa com mais de 400 profissionais de advertising de eventos conduzido por Eventbrite e software program de e-mail advertising ema constatou que os horários e as datas em que esses profissionais enviam seus convites para eventos variam muito. Mas existem alguns padrões.
Alguns, 27%, seguiram o caminho do worm inicial, iniciando suas sequências de e-mail de convite de evento dois a três meses antes do evento. Outros 26% esperaram até um mês antes. E ainda outros 14% esperaram até cerca de duas semanas antes.
Nosso take-away? Todas as coisas sendo iguais, você realmente pode enviar seu primeiro e-mail de convite de evento de três meses a duas semanas sem consequências negativas. Mais ou menos tempo do que isso pode significar o risco de números baixos de atendimento.
Isso pode acontecer porque enviar seu primeiro convite com tanta antecedência torna mais fácil esquecer completamente o evento. E se você esperar para enviar menos de 14 dias antes do evento, há uma boa probability de algum do seu público já ter agendado a hora e an information.
Outra conclusão interessante dessa pesquisa: a maioria dos profissionais de advertising de eventos prefere enviar o primeiro e-mail de convite do evento nas tardes de terça-feira. Embora isso possa não significar que essa combinação de hora e knowledge seja a melhor para o seu público, como nos lembra Rachel Grate, estrategista de conteúdo e editora da Eventbrite, é um bom lugar para começar.
Antes de agendar a mensagem para as 14h de uma terça-feira, considere o seguinte:
- Se eles interagiram ou não com seus e-mails na mesma hora do dia no passado (dica: observe seus dados anteriores)
- Os hábitos pessoais e profissionais do seu público-alvo
- Quaisquer grandes eventos que possam estar acontecendo na indústria ou país do seu público-alvo
- Em que fuso horário eles estão localizados
- Segmentar audiências
Social Tables também falou com CiciniaCaitlyn Parish, diretora digital da empresa. Tendo trabalhado na indústria de noivas por muitos anos como planejadora de eventos e profissional de advertising, Parish sabe uma ou duas coisas sobre como escrever e-mails de convite de eventos para seus clientes e seu próprio negócio.
“Ao contrário da dica geral de enviar e-mails em massa para clientes em potencial instantaneamente”, diz Parish, “é importante categorizar o público que será alcançado para reconhecer seu grau variável de inclinação e expectativas em relação ao próximo evento”.
Em outras palavras, considere quem realmente lerá o e-mail de convite do evento. Existem objetivos diferentes de outras partes do seu público? Eles responderão à mesma linguagem? E os mesmos CTAs? Considere estas perguntas antes de clicar em “enviar”.
E não se esqueça de personalizar suas linhas de assunto abordando diretamente o destinatário pelo nome.
- Escolha o tom certo
Parish também disse que é importante conciliar o tom e o propósito do seu e-mail. Se o evento for formal, use linguagem formal. Mas, como aponta Parish, “os convites por e-mail não precisam ser altamente formais o tempo todo, portanto, inclua um tom informal, se apropriado”.
Por exemplo, o idioma que você usa para escrever um e-mail de convite de evento para a festa de aniversário de uma criança será diferente do idioma que você usa para uma gala corporativa.
- Adicione alguns sinos e assobios
E-mails de convite para eventos com uma ou mais imagens incorporadas, hyperlinks de vídeo, GIFs e ofertas especiais são uma combinação vencedora em nossos livros. Aqui estão algumas maneiras criativas de usar recursos multimídia em seu e-mail de convite de evento para criar um melhor envolvimento:
- Crie cartões de palestrantes de eventos com suas biografias e headshots
- Grave um vídeo de convite de evento personalizado abordando diretamente o destinatário em um nível pessoal
- Adicione um pouco de humor informal ao seu e-mail de convite de evento com GIFs que fazem referência à cultura pop
- Coloque um relógio de contagem regressiva de emissão de bilhetes no corpo do e-mail para adicionar um senso de urgência ao seu prazo de registro
- Inserir convites de eventos tweetáveis que os convidados podem usar para ver quem mais em sua rede está participando
- Inclua um clipe de toda a diversão que todos tiveram no evento do ano passado
Como você pode ver, essas adições são envolventes, divertidas e persuasivas em qualquer e-mail de convite de evento. O céu é o limite com isso! No entanto, recomendamos manter seu design e mensagens simplificados, para que o convite do evento seja o mais fácil de ler possível.
- Siga as regras de etiqueta
A etiqueta para convites de eventos foi criada para cartas manuscritas. Mas as lições que aprendemos com esse código de conduta amplamente aceito também se aplicam ao correio eletrônico. A maior regra de etiqueta que os profissionais de advertising de eventos devem prestar atenção? Responder a perguntas que seu público provavelmente terá.
Isso inclui, mas não está limitado a:
- códigos de vestimenta
- Instruções de estacionamento e um mapa se o native for difícil de encontrar
- Regras sobre os mais
- Uma breve sinopse de alimentos e bebidas que todos podem esperar, além de onde enviar informações sobre alergias ou restrições alimentares
- Informações específicas do evento que eles podem não ter pensado em perguntar (pense em repelente, aluguel de guarda-chuvas, and many others.)
- Use um modelo
Kate Zhang é a fundadora da Cenário Kate, empresa que fornece cenários fotográficos para eventos. Aqui está um modelo de e-mail de convite de evento que ela enviou com sucesso para seus clientes VIP:
“Olá,
Você está cordialmente convidado a participar de nosso próximo evento (insira o nome do evento aqui). Este emocionante encontro acontecerá em (insira an information e a hora aqui) e gostaríamos que você se juntasse a nós.
O objetivo deste evento é (insira o objetivo do evento aqui) e achamos que você será uma adição valiosa para a conversa. Esta será uma grande oportunidade de se relacionar com pessoas que pensam da mesma forma, e esperamos que você aproveite esta probability de se conectar com outras pessoas em seu campo.
Se você estiver interessado em participar, confirme sua presença até (insira an information aqui). Estamos ansiosos para vê-lo lá!
melhor,
(Seu nome)”
Como você pode ver, esse tipo de e-mail de convite de evento é curto e agradável, além de oferecer alguns componentes principais:
- Detalhes do evento
- Uma breve explicação do objetivo do evento
- O que os hóspedes podem obter com isso
- Por que ela convidou especificamente essa pessoa
- Como e quando acompanhar por
Embora seja bastante simples, a franqueza desta mensagem fornece a combinação certa de informações sem ser esmagadora.
Recomendamos este modelo para e-mails enviados diretamente para indivíduos em vez de uma lista inteira. Você pode até usar este exemplo como um ponto de partida e adicionar outros elementos mais tarde.
Pronto para deixar os frequentadores do evento empolgados com sua próxima reunião?
Use nosso guia útil para aumentando o engajamento do público para obter as dicas e truques mais recentes do setor.
